Mr.P 自信教練

用自信的勇氣,成就不凡的人生。

2018年11月8日 星期四

【時間力系列二部曲】時間管理的兩大秘訣:淬鍊、時機



承前篇:【時間力系列首部曲】為什麼「時間管理技巧」會越用越沒有效率?

三、任務安排的次序不符合自己個性

常看籃球比賽的人,會知道一支球隊可以分為五個位置,分別是小前鋒、大前鋒、中鋒、控球後衛、得分後衛,每個人各司其職扮演好自己的腳色協助球隊取勝。

然而在近代的球賽中,越來越多球員脫離了我們對特定位置的認知,比如說控球和得分兼具的雙能衛,或是能同時防守多個位置的多功能型球員,而教練團所要做的,就是把對的人放到對的位置,讓他做對的事情。

聽起來很簡單,對吧?但若是把情境換為我們的日常,你會赫然發現自己花了大量的時間在做你不喜歡的事情,並且因為不喜歡,所以你提不起動力。

就從Mr.P熟悉的業務銷售領域切入吧!

一般來說我們會把銷售員分成「文型」以及「武型」,兩者銷售的方式大相逕庭,擅長服務的客人也完全相反。

文型業務就如其字面意思,文質彬彬、講話很有條理、熟悉商品所有細節,腦袋裡也備妥了所有能佐證商品優勢的數據,不管客戶提出多艱澀的問題,他都能鉅細靡遺地回覆,缺點是因為太著重於說理,和客戶的關係會比較疏離,無法很快就和客戶成為像夥伴一樣的關係。

武型業務反應快、擅長炒熱氣氛、講笑話,遇到客人殺價或是氣氛尷尬時,往往可以很快想出方法破冰,他們也是渲染力和影響力的代名詞,短時間內就能和客戶打成一片,甚至在客戶完全不了解商品的狀況下就能成交訂單,缺點是這類人容易過度仰賴自己的聰明,他們討厭做準備工作,也常常會為了成交給出過度承諾,所以被客訴的比例也是相對高的。

用更白話的方式來說,如果你叫文型的業務和客戶喝酒交陪,叫武型的業務對一群高階主管簡報解釋數據,你就是在浪費他們的才能,把他們推往短版劣勢區。(也有極少數人是文武雙全的,但比例極低,故在此不提)

也因此,Mr.P自己在擔任業務主管時,無論是分派客戶、給予建議,或是設計銷售流程時,我會針對他們的強項和優勢領域去做「個人化」,讓他能自然在產出最高的業績,而且同時保有他的動力和好心情。

那你呢?

你清楚自己的工作裡面,有多少比例是你喜歡、符合你個性的,有多少是你討厭,你一做就想睡覺的?

嘿,我不是說你要去逃避、拒絕這些事,因為很多事情是公司指派、由不得你拒絕的,但你有沒有思考過,換一個你喜歡、擅長的做法,也可做出一樣的成績?

我在《時間管理不需要自制力,而是乘著風飛行》這篇文裡提到:

真正厲害的時間管理,並不是用克制、自制力這種東西去束縛自己的,這些違反人性的作法都只能起到短暫的效果,也許幾天、一個禮拜內能有作用,但時間一拉長,就絕對會讓你覺得「很折磨」。

此時你不禁會疑惑:「天啊!我到底是在做時間管理,還是在折磨自己?」

因此與其跟自己的本性對抗,你更該著重的順著自己的渴望去走,隨順你原本的個性。

時機管理

「時機管理」是比時間管理更高一階的實務應用,由於此部分內容深度已非文字能敘述完整,即使是在《時間力課程》也需要花上半天的時間來操作實務練習,所以在此Mr.P僅作概念性說明。

在前述的「狀態管理」中,我們談的是讓自己常保在「高體能、高專注力、高創造力、好心情」的高效能模式中,而在「時機管理」裡頭,則會更加著重在:

「當這四項指標下滑,以致我們不處在高效模式但又必須工作時,我們該如何分配任務,才能達到最高的生產力。」

我知道很多人會把任務內容區分為,重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急,但若你實際使用過你會知道,這樣的分法還是太過粗略了,而且往往當不重要且緊急的事情突發時,你沒有說不的權利。

舉例來說,某天上班日,你因為昨晚跟女友吵架沒睡飽,上午又開了一場漫長且毫無意義的會議,午休醒來後你感到腦袋昏沉,灌了一整杯咖啡都無法清醒,那此時的你適合做哪些事情呢?

是Key週報表?準備明天的月會簡報?和同事討論專案進度?還是出門拜訪客戶追業績?

先別急著回答我,因為此問題的答案,很大程度關乎你了解自己的程度,以及你對每項任務有多高程度的期許,所以我才會將其稱為「時機管理」。

時機管理的重點,同時也和「決策最佳化」有非常密切的關連性,我建議你可以先關注的事情有:

  • 覺察自己什麼時候是高能狀態、中能狀態、節能狀態
  • 覺察是什麼原因讓你的效能開始降低
  • 思考每一件任務分別會對你的四項指標形成多少影響力

(Mr.P以前曾把時機管理思維授予給一位業務同仁過,而他僅僅只是作了幾個小改變,就讓自己能花一半的時間作到以前2倍的業績(等於效率提升4倍),好好思索上述的問題,對你的生產力將大有助益)

淬鍊化

「使原本需要在高能狀態下才能做的事,在節能狀態下也能達到原本80%甚至以上的效益。」

你應該是第一次聽到淬鍊化這個名詞,它是我所獨創的,具體來說是由細節化、系統化、友善化、自動化所構成的,可說是統合所有「流程優化」技藝集大成,並且仍在發展中的成長體。(因為我也會進步,所以此觀念也會持續進化)

細節化:將所有步驟攤開來,拆解最細節的動作以供檢視

系統化:針對不同步驟的屬性重新做大項分類,以達到捷思的目的

友善化:降低使用者的門檻,讓同一套流程(技術)可以被所有人執行

自動化:將無法產生雪球效應的事變成可自動執行(由機器或是外包皆可)

【實際案例-全家便利商店】

此篇報導中提到:

過去總部規定開放貨架上的飲品,到店半小時內就得上架完畢,「我實際去做,才發現不可能,」光是要彎腰拿起飲品,就是件體力活,何況每個貨箱裡有數十種不同品項,要為每項飲品找到對的排面上架,更是令人眼花撩亂。

林翠娟設想,如果在物流中心裝箱時就事先分類飲品,便可以簡化工作複雜度。回總部提案後,正式啟動改善流程。目前粗略估計,只要解決這個問題,一家店每天可以節省20分鐘上架時間,一年就省下5000萬人力成本。

又如主管們發現,過去地瓜從產地入店後還帶著土,在烘烤前店員平均耗時15分鐘時間刷洗,改善後決定用已清洗完畢的生鮮洗選地瓜取代只是省去清洗步驟,又再精省一年3600萬的人力費用。


細節化:彎腰拿飲料、找貨架、來回步行等等

系統化:在物流中心裝箱時就事先分類飲品

友善化:改善後決定用已清洗完畢的生鮮洗選地瓜取代

【實際案例-溝通力的風林火山】

正如你所知道的,Mr.P從18歲就開始鑽研說話這門藝術,除了自主進修外,也閱讀大量的心理學書籍,出社會後從事的也全都是業務銷售工作,同時也負責業務的培訓。

也因此我自己在教授「溝通說話」這門技藝時,我會先把它拆解成

.動機觀察
.破冰(開話題)
.關懷認同
.自然地接話
.接話之後續聊
.聊完之後轉話題
.初步提問
.再次提問
.深入提問
.引發好奇心
.拿回主控權
.邀約、收場

等等數十種的細節(此步就是細節化),再依據這些細節的特性分類成「風、林、火、山」提供給業務、學員們練習(系統化)。

當然,因為每個人原本對於溝通的掌握度就不在同一個水平,有些人只需要概念就可以自己生出做法,有些人則需要我非常鉅細靡遺的指導才能抓到「語感」,所以我在設計課程時,也就得要把淬鍊化的思維帶進來,幫助他們達到最好的學習效益(友善化)。

自動化的訓練,則是透過不斷的回話練習,讓這些方法成為反射動作,不再需要佔據他們腦袋太多資源去思考,卻又可以發揮話語的影響力。

最後,千萬不要以為「淬鍊化思維」只能用在工作、用在溝通,如果是這樣,那就真的太可惜了!

我曾協助學員們完成的淬煉化案例就有:煮飯、運動、帶小孩、打掃家裡

它是真正能落實在你生活各個角落的技藝,一理通、萬理通,這才是一個好的時間管理。

結語

「時間力」是一個大議題,盡管用了六千餘字,能陳述的東西也不到其十分之一,以下是時間力思維的重點整理,提供給想「輕鬆工作」、「準時下班」、「悠閒品味生活」的人,希望能幫助你邁向更幸圓滿的人生。

1. 想學好時間管理,先思考你碰到甚麼問題

2. 學習時間管理是要成為時間的主人,而不是待辦事項的奴隸

3. 你的時間管理有多成功,決定了你有多幸福

4. 影響效率最大的敵人是「你的情緒」

5. 總是選擇去做能引發「雪球效應」的事

6.  安排任務時,請務必符合自己的個性

7. 了解自己的高能、中能、節能狀態,有助你做好「時機管理」

8. 能落實在生活中每件事的工具,才是好工具,也是淬煉化的真義

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